Результатом грамотно сформированных требований стало то, что при помощи данного решения удалось автоматизировать даже деятельность сотрудников, напрямую не участвующих в продажах...
Главная
Бухгалтерский учет
Письма и документация
Стратегия эффективности
Как вести переговоры
Оборудование для офиса
Офисный переезд
Корпоративные мероприятия Разное по теме

 

Rambler's Top100
Copyright © 2008-2013 Организация работы офиса

Деловая переписка: этикет по e-mail

В эпоху сотовых телефонов и электронной почты уже почти никто не пишет писем на бумаге. Если нельзя позвонить, то всегда можно послать электронное письмо - быстро, дешево и в любой конец земного шара. Как мы ведем частную переписку - это наше личное дело, но многим приходится заниматься электронной перепиской по долгу службы, и тогда надо соблюдать определенные правила, чтобы не прослыть невоспитанным, неграмотным, а то и хамоватым корреспондентом.

Тех, кто только осваивает официальное общение по e-mail, мы хотели бы с этими правилами ознакомить.

Прежде всего не забывайте, что общение хоть и электронное, но с живыми людьми, поэтому любое послание перед отправлением внимательно перечитайте и представьте себя на месте получателя. Вам бы такое письмо понравилось?

Отправляя электронное письмо, не забудьте поставить ваше персональное имя в исходящих данных, такая "визитная карточка" лучше, чем просто адрес e-mail. He ленитесь ставить под документом подпись, которую можно идентифицировать (то есть не просто "Валя", а с фамилией и должностью), и добавлять данные об альтернативных каналах связи (телефон, факс). Во многих конторах почта проходит через отсеивающие рекламу шлюзы, и тогда ваша подпись и персональное имя могут стать единственным идентификатором.

Не забывайте давать своим письмам названия, потому что адресаты, просматривая почту, в первую очередь ориентируются именно на них.

Официальные письма не должны быть пространными. Их пишут кратко и по существу. Старайтесь не смешивать в одном письме несколько тем, как мы это делаем в частной переписке. Лучше отправить несколько писем, каждое по отдельной теме, тогда адресат сможет хранить их отдельно и быстро найти нужное.

Разбивайте письмо на логические абзацы, начиная их с красной строки. Старайтесь не допускать грамматических ошибок.

Если вы отвечаете на письмо, обязательно включайте в ваш ответ краткие тезисы, на которые вы даете ответ. Ваш адресат, который, возможно, отправляет десятки писем в день, вполне мог уже забыть, о чем конкретно он вам писал. В этом случае ваш ответ не всегда может быть понятен. Например, если вы пишете в ответ на письмо: "Мы согласны с вашими предложениями", адресат может и не вспомнить, что конкретно он вам предлагал, особенно, если у него не сохранилось исходящее письмо. Но пересказывайте его письмо кратко.

Не ждите моментального ответа даже на самое срочное письмо, в работе любой почты, и электронной в том числе, бывают сбои.

Пишите вежливо, не забывайте здороваться и прощаться, не игнорируйте "волшебные" слова - "спасибо" и "пожалуйста".


Подготовила Галина УШАКОВА